AI-Strategie für KMU: Gesamtkonzept statt Insellösungen

Fast jedes KMU, mit dem ich spreche, macht inzwischen irgendetwas mit AI. Und fast jedes hat dasselbe Problem: Es weiss nicht, ob das, was es macht, zusammenpasst.

Das Muster ist erstaunlich gleichförmig. Im Marketing läuft ein Tool für Texte. Im Verkauf hat sich jemand einen Assistenten eingerichtet, der Offerten vorbereitet. In der Buchhaltung testet man eine Belegerkennung. Die IT hat davon teilweise gehört. Niemand kann sagen, was das insgesamt bringt, was es kostet, wo die Daten landen und was passiert, wenn der Anbieter morgen die Preise verdoppelt.

Das ist keine AI-Strategie. Das ist eine Sammlung von Versuchen.

Warum Insellösungen entstehen

Sie entstehen nicht aus Dummheit, sondern aus einer vernünftigen Reaktion auf Druck. Der Druck ist real: Alle reden davon, der Wettbewerb macht angeblich schon etwas, und die Werkzeuge sind billig und in zehn Minuten eingerichtet. Wer wartet, bis eine Strategie fertig ist, hat das Gefühl, etwas zu verpassen.

Und die einzelnen Versuche funktionieren ja meistens auch. Die Texte werden schneller, die Offerten sauberer. Das Problem zeigt sich erst später, und es zeigt sich immer an denselben drei Stellen.

Die Daten. Jede Insellösung braucht Zugriff auf etwas. Kundendaten, Preise, Verträge, interne Dokumente. Wenn das an fünf Stellen unabhängig passiert, hat niemand mehr den Überblick, welche Informationen das Unternehmen wo hingegeben hat.

Der Betrieb. Ein Tool, das im Alltag benutzt wird, ist ein System, auch wenn es niemand so nennt. Es fällt aus, es ändert sich, es braucht jemanden, der zuständig ist. Bei Insellösungen ist der Zuständige die Person, die es damals eingerichtet hat – bis sie das Unternehmen verlässt.

Der Nutzen. Fünf kleine Effizienzgewinne in fünf Abteilungen addieren sich selten zu einem Effekt, den man in der Erfolgsrechnung sieht. Der grosse Hebel liegt fast immer dort, wo ein Prozess über Abteilungsgrenzen läuft – und genau dort greift keine Insellösung.

Was ein Gesamtkonzept heisst

Ein Gesamtkonzept ist kein hundertseitiges Papier. Es ist die Antwort auf vier Fragen, die man in wenigen Tagen erarbeiten kann.

Erstens: Wo entsteht bei uns Wert, und wo verlieren wir Zeit? Nicht «wo könnte man AI einsetzen», sondern «wo ist der Aufwand im Verhältnis zum Ergebnis am schlechtesten». Das sind selten die Stellen, an denen die AI-Diskussion normalerweise beginnt. Oft ist es nicht das Marketing, sondern die Auftragsabwicklung, die Offertenerstellung oder die Datenpflege zwischen zwei Systemen, die nie richtig verbunden wurden.

Zweitens: Welche Daten haben wir wirklich, und in welchem Zustand? Der häufigste Grund, warum ein AI-Vorhaben nicht liefert, ist nicht das Modell, sondern die Datenlage. Wer keine saubere Kundenhistorie hat, bekommt auch keine sinnvolle Auswertung daraus.

Drittens: Wo laufen die Dinge, und wer verantwortet sie? Das ist die Frage, die am liebsten verschoben wird und am teuersten wird, wenn man sie verschiebt. Für viele Schweizer KMU ist die Antwort eine Cloud-Umgebung mit klarer Datenhaltung, für andere die eigene Infrastruktur. Beides ist legitim. Keine Antwort zu haben, ist es nicht.

Viertens: Womit fangen wir an? Ein Gesamtkonzept, das mit einem Zwölf-Monats-Programm beginnt, ist gestorben, bevor es startet. Es braucht einen ersten Anwendungsfall, der klein genug für ein Quartal und gross genug ist, dass jemand den Unterschied merkt.

Strategie zuerst, dann Code

Ich mache das nicht in dieser Reihenfolge, weil es sich gut anhört, sondern weil die umgekehrte Reihenfolge teuer ist.

Wenn zuerst gebaut wird, entsteht Software, die einen Prozess abbildet, den man vorher nicht hinterfragt hat. Das Ergebnis ist ein schneller, digitalisierter, schlechter Prozess. Diesen Fehler konnte man sich früher leisten, weil das Bauen so lange dauerte, dass unterwegs ohnehin gedacht wurde. Heute ist das Bauen so schnell, dass der Fehler ungebremst durchgeht.

Deshalb entstehen bei uns viele Entwicklungsprojekte aus einem Beratungsmandat heraus. Nicht, weil ich gerne berate, sondern weil die Umsetzung sonst am falschen Ort ansetzt.

Der pragmatische Einstieg

Wenn ich einem KMU einen Startpunkt empfehlen müsste, wäre es dieser: Nehmen Sie sich einen halben Tag mit den drei bis vier Personen, die die Prozesse wirklich kennen, und schreiben Sie auf, wo im Unternehmen am meisten Zeit in Tätigkeiten fliesst, die niemand gern macht und die niemand vermissen würde. Das ist keine Technologiefrage, und genau deshalb funktioniert sie.

Aus dieser Liste ergibt sich fast immer ein erster Fall, der sich lohnt. Und weil die Umsetzung heute nicht mehr der Engpass ist, steht das Ergebnis nicht in einem Jahr, sondern in Wochen.

Im nächsten Beitrag rechne ich vor, woher die Ersparnis von rund zwei Dritteln kommt, die ich in Entwicklungsprojekten sehe – und an welchen Stellen sie ausdrücklich nicht entsteht.